Thuiswerken Dordrecht

Begin maart kregen we in Nederland en dus ook Dordrecht te maken met een lockdown. Van het ene op het andere moment mochten ambtenaren van de gemeente niet meer naar het werk komen. Alleen wie niet thuis kon werken of een vitale functie had bleef op locatie werken. Een bijzondere periode met de nodige uitdagingen, waar we ook van kunnen leren. Met een blik op de toekomst wil de gemeente verkennen wat de ervaringen zijn geweest de afgelopen maanden. Wat wordt de nieuwe mix tussen thuis werken en op locatie werken, ofwel hybride werken? Wat betekent dit voor de manier van werken, de voorzieningen, de indeling van het stadskantoor en overige locaties? Dit is ook van invloed op de nieuwe locatie 'Huis van Stad en Regio'. Daarom zijn vragen over de ervaringen met en opinie over thuiswerken voorgelegd aan alle ambtenaren van Dordrecht. Het Onderzoekcentrum Drechtsteden geeft de resultaten weer in deze factsheet.

Samenvatting/conclusies 

De helft van de ambtenaren heeft de afgelopen 5 maanden uitsluitend thuisgewerkt. Voor 28% is het werken vanaf de locatie noodzakelijk. Voor de anderen is in overleg thuisgewerkt én ook op locatie gewerkt. Een meerderheid, namelijk 90% heeft in de afgelopen maanden op afstand samengewerkt, bijvoorbeeld via videobellen.

Werken op locatie 

Ruim 65% van de collega's die (deels) op locatie werken vindt dat er iets in het werken veranderd is. Zo heeft de helft meer werkdruk ervaren. De afspraken op de locatie zijn duidelijk (79%) en zijn redelijk goed gecommuniceerd (59%).

Thuiswerken

De meerderheid (58%) heeft het thuiswerken als prettig ervaren; daartegenover staat dat 15% het niet als prettig heeft ervaren en 27% deels wel, deels niet. Het is prettig omdat men efficiënter kan werken en er geen reistijd is. Ook kan men de tijd zelf indelen en zijn privé en werk beter te combineren. Wat is minder prettig aan het thuiswerken? De drie belangrijkste redenen: er is minder contact met collega's, er ontstaat de neiging om meer te werken en het is lastig om werk met privé te combineren. Het contact met leidinggevenden verliep soms beter, soms slechter, zo geeft 62% aan. 28% vond het contact beter verlopen.

Samenwerken op afstand

Zo'n 40% van de collega's vond het samenwerken op afstand prettig en bijna 50% deels prettig, deels onprettig. De samenwerking verloopt efficiënter, er is meer structuur tijdens overleggen en iedereen is op tijd voor een afspraak. Wel mist men de (persoonlijke) contacten met collega's en informele en non-verbale kant bij het videobellen. Zo'n 15-20% vindt dat lichamelijke en geestelijke gezondheid verbeterd zijn; daartegenover staat 40% die vindt dat deze niet verbeterd zijn. Dit is een aandachtspunt voor thuiswerkers, die voor een belangrijk deel te maken zullen hebben met de specifieke omstandigheden in de maanden maart-juni. 

Vooruitkijkend naar de toekomst 

Voor bijna 75% van de ambtenaren is het hybride werken prettig. De ideale verhouding tussen thuiswerken en op locatie werken is gemiddeld exact 50%. Ongeveer de helft wil 40% of minder op locatie willen werken, vier op de tien wil 60% op locatie willen werken en 15% meer. We moeten hierbij bedenken dat deze vraag niet is ingevuld door de 28% van de ambtenaren die geen keuze hebben omdat ze hun werk op locatie moeten uitvoeren (balie bijvoorbeeld). Daarnaast is belangrijk te realiseren dat veel ambtenaren parttime werken en voorheen vaak ook al een dag in de week thuiswerkten. 50% op locatie werken betekent in de praktijk voor een full-timer dan ongeveer 2 dagen op kantoor. 

Belangrijkste redenen om thuis te werken zijn de reistijd en minder afleiding (efficiënter werken). De directe contacten met collega's en het kunnen sparren met collega's zijn de belangrijkste redenen om op locatie te werken. De meerderheid (68%) vindt dat spelregels als men weer naar de locatie mag duidelijk. En een meerderheid (71%) wil blijven videobellen. 

Wat heeft men nodig als het hybride werken de norm wordt? 1. Een betere thuiswerkplek 2. Flexibiliteit over wanneer je thuiswerkt of op locatie 3. Hulpmiddelen (zoals mobiel van het werk). Van de leidinggevenden verwacht men: vertrouwen in het functioneren en een duidelijk afstemming binnen het team. 

Leidinggeven op afstand 

De meerderheid van de leidinggevenden (59%) heeft het contact met de medewerkers als prettig ervaren. 65%heeft het gevoel gehad dat er voldoende aandacht voor medewerkers is geweest; daartegenover staat dat 20% niet het gevoel had voldoende aandacht te hebben kunnen geven. Het was vooral een uitdaging om zicht te houden op hoe het met de medewerkers gaat en de betrokkenheid binnen het team te houden. Leidinggevenden wensen een richtlijn vanuit de organisatie over hoe om te gaan met het hybride werken.